PMBOK/PMP 沟通管理计划

项目管理计划是说明项目执行、监控和收尾方式的一份文件，它整合并综合了所有子管理计划和基准，以及管理项目所需的其他信息。究竟需要哪些项目管理计划组件，取决于具体项目的需求。

项目管理计划组件包括（但不限于）：

子管理计划：
范围管理计划。见 5.1.3.1 节。确立如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。
需求管理计划。见 5.1.3.2 节。确定如何分析、记录和管理需求。
进度管理计划。见 6.1.3.1 节。为编制、监督和控制项目进度建立准则并确定活动。
成本管理计划。见 7.1.3.1 节。确定如何规划、安排和控制成本。
质量管理计划。见 8.1.3.1 节。确定在项目中如何实施组织的质量政策、方法和标准。
资源管理计划。见 9.1.3.1 节。指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。确定项目信息将如何、何时、由谁来进行管理和传播。
风险管理计划。见 11.1.3.1 节。确定如何安排与实施风险管理活动。
采购管理计划。见 12.1.3.1 节。确定项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。确定如何根据相关方的需求、利益和影响让他们参与项目决策和执行。
基准：
范围基准。见 5.4.3.1 节。经过批准的范围说明书、工作分解结构 (WBS) 和相应的 WBS 词典，用作比较依据。
进度基准。见 6.5.3.1 节。经过批准的进度模型，用作与实际结果进行比较的依据。
成本基准。见 7.3.3.1 节。经过批准的、按时间段分配的项目预算，用作与实际结果进行比较的依据。
其他组件。大多数项目管理计划组件都来自于其他过程，虽然有些组件是在本过程生成的。

虽然在本过程生成的组件会因项目而异，但是通常包括（但不限于）：

变更管理计划。描述在整个项目期间如何正式审批和采纳变更请求。
配置管理计划。描述如何记录和更新项目的特定信息，以及该记录和更新哪些信息，以保持产品、服务或成果的一致性和（或）有效性。
绩效测量基准。经过整合的项目范围、进度和成本计划，用作项目执行的比较依据，以测量和管理项目绩效。
项目生命周期。描述项目从开始到结束所经历的一系列阶段。
开发方法。描述产品、服务或成果的开发方法，例如预测、迭代、敏捷或混合型模式。
管理审查。确定项目经理和有关相关方审查项目进展的时间点，以考核绩效是否符合预期，或者确定是否有必要采取预防或纠正措施。

项目管理计划是用于管理项目的主要文件之一。管理项目时还会使用其他项目文件。这些其他文件不属于项目管理计划，但它们也是实现高效管理所必需的文件。表 4-1 列出了主要的项目管理计划组件和项目文件。

表 4-1项目管理计划和项目文件

工作绩效信息可以用实体或电子形式加以合并、记录和分发。基于工作绩效信息，以实体或电子形式编制工作绩效报告，以制定决策、采取行动或引起关注。根据项目沟通管理计划，通过沟通过程向项目相关方发送工作绩效报告。

工作绩效报告的示例包括状态报告和进展报告。工作绩效报告可以包含挣值图表和信息、趋势线和预测、储备燃尽图、缺陷直方图、合同绩效信息和风险情况概述。可以表现为有助于引起关注、制定决策和采取行动的仪表指示图、热点报告、信号灯图或其他形式。

适用于本过程的数据表现技术包括（但不限于）图表。数据表现有多种格式来记录和阐明团队成员的角色与职责。大多数格式属于层级型、矩阵型或文本型。有些项目人员安排可以在子计划（如风险、质量或沟通管理计划）中列出。无论使用什么方法来记录团队成员的角色，目的都是要确保每个工作包都有明确的责任人，确保全体团队成员都清楚地理解其角色和职责。层级型可用于表示高层级角色，而文本型则更适合用于记录详细职责。

层级型。可以采用传统的组织结构图，自上而下地显示各种职位及其相互关系。
工作分解结构 (WBS)。WBS 用来显示如何把项目可交付成果分解为工作包，有助于明确高层级的职责。
组织分解结构 (OBS)。WBS 显示项目可交付成果的分解，而 OBS 则按照组织现有的部门、单元或团队排列，并在每个部门下列出项目活动或工作包。运营部门（如信息技术部或采购部）只需要找到其所在的 OBS 位置，就能看到自己的全部项目职责。
资源分解结构。资源分解结构是按资源类别和类型，对团队和实物资源的层级列表，用于规划、管理和控制项目工作。每向下一个层次都代表对资源的更详细描述，直到信息细到可以与工作分解结构（WBS）相结合，用来规划和监控项目工作。
责任分配矩阵。责任分配矩阵展示项目资源在各个工作包中的任务分配。矩阵型图表的一个例子是职责分配矩阵(RAM)，它显示了分配给每个工作包的项目资源，用于说明工作包或活动与项目团队成员之间的关系。在大型项目中，可以制定多个层次的 RAM。例如，高层次的RAM 可定义项目团队、小组或部门负责 WBS 中的哪部分工作，而低层次的 RAM 则可在各小组内为具体活动分配角色、职责和职权。矩阵图能反映与每个人相关的所有活动，以及与每项活动相关的所有人员，它也可确保任何一项任务都只有一个人负责，从而避免职权不清。RAM的一个例子是 RACI（执行、负责、咨询和知情）矩阵，如图 9-4 所示。图中最左边的一列表示有待完成的工作（活动）。分配给每项工作的资源可以是个人或小组，项目经理也可根据项目需要，选择“领导”或“资源”等适用词汇，来分配项目责任。如果团队是由内部和外部人员组成，RACI 矩阵对明确划分角色和职责特别有用。
文本型。如果需要详细描述团队成员的职责，就可以采用文本型。文本型文件通常以概述的形式，提供诸如职责、职权、能力和资格等方面的信息。这种文件有多种名称，如职位描述、角色 — 职责 — 职权表，该文件可作为未来项目的模板，特别是在根据当前项目的经验教训对其内容进行更新之后。

图 9-4 RACI 矩阵示例

项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。项目沟通管理由两个部分组成：第一部分是制定策略，确保沟通对相关方行之有效；第二部分是执行必要活动，以落实沟通策略。

项目沟通管理的过程包括：

10.1 规划沟通管理 — 基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

10.2 管理沟通 — 确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

10.3 监督沟通 — 确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。

图 10-1 概括了项目沟通管理的各个过程。虽然在本《PMBOK® 指南》中，各项目沟通管理过程

以界限分明和相互独立的形式出现，但在实践中它们会以本指南无法全面详述的方式相互交叠和相互作用。

图 10-1项目沟通管理概述

项目沟通管理的核心概念沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。信息交换的方法包括：

书面形式。实物或电子形式。
口头形式。面对面或远程形式。
正式或非正式形式（用正式纸质或社交媒体）。
手势动作。语调和面部表情。
媒体形式。图片、行动，甚至只是遣词造句。
遣词造句。表达一种想法的词语往往不止一个，且各词语的含义会存在细微差异。

沟通是指用各种可能的方式来发送或接收信息，或者通过沟通活动（如会议和演讲），或者以工件的方式（如电子邮件、社交媒体、项目报告或项目文档）。

项目经理的大多数时间用于与团队成员和其他项目相关方沟通，包括来自组织内部（组织的各个层级）和组织外部的人员。不同相关方可能有不同的文化和组织背景，以及不同的专业水平、观点和兴趣，而有效的沟通能够在他们之间架起一座桥梁。

沟通活动可按多种维度进行分类，包括（但不限于）：

内部。针对项目内部或组织内部的相关方。
外部。针对外部相关方，如客户、供应商、其他项目、组织、政府，公众和环保倡导者。
正式。报告、正式会议（定期及临时）、会议议程和记录、相关方简报和演示。
非正式。采用电子邮件、社交媒体、网站，以及非正式临时讨论的一般沟通活动。
层级沟通。相关方或相关方群体相对于项目团队的位置将会以如下方式影响信息传递的形式和内容：
向上沟通。针对高层相关方。
向下沟通。针对承担项目工作的团队和其他人员。
横向沟通。针对项目经理或团队的同级人员。
官方沟通。年报，呈交监管机构或政府部门的报告。
非官方沟通。采用灵活（往往为非正式）的手段，来建立和维护项目团队及其相关方对项目情况的了解和认可，并在他们之间建立强有力的关系。
书面与口头沟通。口头（用词和音调变化）及非口头（肢体语言和行为），社交媒体和网站、媒体发布。

沟通可以为成功完成项目与项目集建立必要的关系。用于开展沟通的活动和工件多种多样，从电子邮件和非正式对话，到正式会议和定期项目报告。通过言语、面部表情、手势动作和其他行动有意或无意地发送和接收信息。为了成功管理与相关方的项目关系，沟通既包括制定策略和计划，以便创建合适的沟通工件和开展合适的沟通活动，也包括运用相关技能来提升计划和即兴的沟通的效果。

成功的沟通包括两个部分。第一部分是根据项目及其相关方的需求而制定适当的沟通策略。从该策略出发，制定沟通管理计划，来确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。这些信息构成项目沟通-成功沟通的第二部分。项目沟通是规划过程的产物，在沟通管理计划中有相关规定。

沟通管理计划定义了信息的收集、生成、发布、储存、检索、管理、追踪和处置。最终，沟通策略和沟通管理计划将成为监督沟通效果的依据。

在项目沟通中，需要尽力预防理解错误和沟通错误，并从规划过程所规定的各种方法、发送方、接收方和信息中作出谨慎选择。

在编制传统（非社交媒体）的书面或口头信息的时候，应用书面沟通的 5C 原则，可以减轻但无法消除理解错误：

正确的语法和拼写。语法不当或拼写错误会分散注意力，还有可能扭曲信息含义，降低可信度。
简洁的表述和无多余字。简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
清晰的目的和表述（适合读者的需要）。确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容。
连贯的思维逻辑。写作思路连贯，以及在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小结”的小标题。
受控的语句和想法承接。可能需要使用图表或小结来控制语句和想法的承接。

书面沟通的 5C原则需要用下列沟通技巧来配合：

积极倾听。与说话人保持互动，并总结对话内容，以确保有效的信息交换。
理解文化和个人差异。提升团队对文化及个人差异的认知，以减少误解并提升沟通能力。
识别、设定并管理相关方期望。与相关方磋商，减少相关方社区中的自相矛盾的期望。
强化技能。强化所有团队成员开展以下活动的技能：
说服个人、团队或组织采取行动；
激励和鼓励人们，或帮助人们重塑自信；
指导人们改进绩效和取得期望结果；
通过磋商达成共识以及减轻审批或决策延误；
解决冲突，防止破坏性影响。

有效的沟通活动和工件创建具有如下基本属性：

沟通目的明确；
尽量了解沟通接收方，满足其需求及偏好；
监督并衡量沟通的效果。

项目沟通管理的发展趋势和新兴实践在关注相关方，以及认可相关方的有效参与对项目及组织的价值的同时，也要认识到制定和落实适当的沟通策略，对维系与相关方的有效关系是至关重要的。项目沟通管理的发展趋势和新兴实践包括（但不限于）：

将相关方纳入项目评审范围。每个项目的相关方社区中都包括被项目团队确定为对成功达成项目目标和组织成果不可或缺的个人、群体和组织。有效的沟通策略要求定期且及时地评审相关方社区，以管理成员及其态度的变化。
让相关方参加项目会议。项目会议应邀请项目外部甚至组织外部（若适当）的相关方参与。敏捷方法中的一些做法适用于任何类型的项目，例如，简短的每日站会。在每日站会上，项目团队和主要相关方就前一天的成绩和问题以及当天的工作计划展开讨论。
社交工具的使用日益增多。以硬件平台、社交媒体服务和个人便携设备为代表的社交工具已经改变组织及其人员的沟通和业务方式。在公共 IT 基础设施的支持下，社交工具将不同的协作方式融合在一起。网络社交是指用户建立关系网络，与他人共同拓展兴趣和活动。社交媒体工具不仅能支持信息交换，而且也有助于建立更深层次的信任和社群关系。
多面性沟通方法。制定项目相关方沟通策略时，通常应考虑所有可用技术，并从中作出选择；

同时也应尊重因文化、实践和个人背景而产生的对沟通语言、媒介、内容和方式的偏好。可以根据需要采用社交媒体和其他先进的电脑技术。多面性方法能够提高与不同年代和文化背景的相关方沟通的效果。

裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的，所以项目团队需要裁剪项目沟通管理过程。裁剪时应考虑的因素包括（但不限于）：

相关方。相关方是属于组织内部或外部，或者二者都是？
物理地点。团队成员身处何地？团队是否集中办公？团队是否位于相同地理区域？团队是否分散于多个时区？
沟通技术。哪项技术可用于创建、记录、传输、检索、追踪和储存沟通工件？哪些技术最适用于与相关方沟通且成本效益最高？
语言。语言是沟通活动中要考虑的主要因素。使用的是一种语言，还是多种语言？是否已为适应多语种团队的复杂情况安排了资金？
知识管理。组织是否有正式的知识管理库？是否采用管理库？

在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素在模糊不定的项目环境中，必然需要对不断演变和出现的细节情况，进行更频繁和快速的沟通。

因此，应该尽量简化团队成员获取信息的通道，频繁进行团队检查，并让团队成员集中办公。

此外，为了促进与高级管理层和相关方的沟通，还需要以透明的方式发布项目工件，并定期邀请相关方评审项目工件。

规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。本过程的主要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。图 10-2 描述本过程的输入、工具与技巧和输出。图 10-3 是本过程的数据流向图。

图 10-2规划沟通管理：输入、工具与技术和输出

• Projectcharter图 10-3规划沟通管理：数据流向图

需在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟通管理计划。应该定期审核沟通管理计划，并进行必要的修改，例如在相关方社区发生变化或每个新项目阶段开始时。

在大多数项目中，都需要很早就开展沟通规划工作，例如在识别相关方及制定项目管理计划期间。

虽然所有项目都需要进行信息沟通，但是各项目的信息需求和信息发布方式可能差别很大。此外，在本过程中，需要考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。应该在整个项目期间，定期审查规划沟通管理过程的成果并做必要修改，以确保其持续适用。

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划。见 9.1.3.1 节。指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。团队成员和小组可能有沟通要求，应该在沟通管理计划中列出。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。相关方参与计划确定了有效吸引相关方参与所需的管理策略，而这些策略通常通过沟通来落实。

项目相关方之间用于分享信息的沟通方法有几种。这些方法可以大致分为：

互动沟通。在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。
推式沟通。向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。在推式沟通中，可以采用的沟通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿。
拉式沟通。适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。

应该采用不同方法来实现沟通管理计划所规定的主要沟通需求：

人际沟通。个人之间交换信息，通常以面对面的方式进行。
小组沟通。在三到六名人员的小组内部开展。
公众沟通。单个演讲者面向一群人。
大众传播。信息发送人员或小组与大量目标受众（有时为匿名）之间只有最低程度的联系。
网络和社交工具沟通。借助社交工具和媒体，开展多对多的沟通。

可用的沟通工件和方法包括（但不限于）：

公告板；
新闻通讯、内部杂志、电子杂志；
致员工或志愿者的信件；
新闻稿；
年度报告；
电子邮件和内部局域网；
门户网站和其他信息库（适用于拉式沟通）；
电话交流；
演示；
团队简述或小组会议；
焦点小组；
相关方之间的正式或非正式的面对面会议；
咨询小组或员工论坛；
社交工具和媒体。

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划。见 9.1.3.1 节。资源管理计划描述为管理团队或物质资源所需开展的沟通。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通管理计划描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。
相关方参与计划。详见 13.2.3.1 节。相关方参与计划描述如何用适当的沟通策略引导相关方参与项目。

见 4.5.3.1 节。根据沟通管理计划的定义，工作绩效报告会通过本过程传递给项目相关方。工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告。工作绩效报告可以包含挣值图表和信息、趋势线和预测、储备燃尽图、缺陷直方图、合同绩效信息以及风险概述信息。可以表现为有助于引起关注、制定决策和采取行动的仪表指示图、热点报告、信号灯图或其他形式。

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可在本过程更新的项目管理计划包括（但不限于）：

沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。如果本过程导致了项目沟通方法发生变更，就要把这种变更反映在项目沟通计划中。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。本过程将导致相关方的沟通需求以及商定的沟通策略需要更新。

监督沟通是确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。本过程的主要作用是，按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。本过程需要在整个项目期间开展。图 10-7 描述本过程的输入、工具与技巧和输出。图 10-8 是本过程的数据流向图。

图 10-7监督沟通：输入、工具与技巧和输出

• Projectcharter图 10-8监督沟通：数据流向图

通过监督沟通过程，来确定规划的沟通工件和沟通活动是否如预期提高或保持了相关方对项目可交付成果与预计结果的支持力度。项目沟通的影响和结果应该接受认真的评估和监督，以确保在正确的时间，通过正确的渠道，将正确的内容（发送方和接收方对其理解一致）传递给正确的受众。

监督沟通可能需要采取各种方法，例如，开展客户满意度调查、整理经验教训、开展团队观察、审查问题日志中的数据，或评估相关方参与度评估矩阵（见 13.2.2.5 节）中的变更。

监督沟通过程可能触发规划沟通管理和（或）管理沟通过程的迭代，以便修改沟通计划并开展额外的沟通活动，来提升沟通的效果。这种迭代体现了项目沟通管理各过程的持续性质。问题、关键绩效指标、风险或冲突，都可能立即触发重新开展这些过程。

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划。见 9.1.3.1 节。通过描述角色和职责，以及项目组织结构图，资源管理计划可用于理解实际的项目组织及其任何变更。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通管理计划是关于及时收集、生成和发布信息的现行计划，它确定了沟通过程中的团队成员、相关方和有关工作。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。相关方参与计划确定了计划用以引导相关方参与的沟通策略。

见 4.3.3.4 节。监督沟通过程往往会导致需要对沟通管理计划所定义的沟通活动进行调整、采取行动和进行干预。变更请求需要通过实施整体变更控制过程（见 4.6 节）进行处理。

此类变更请求可能导致：

修正相关方的沟通要求，包括相关方对信息发布、内容或形式，以及发布方式的要求；
建立消除瓶颈的新程序。

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。需要更新沟通管理计划，记录能够让沟通更有效的新信息。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。需要更新相关方参与计划，反映相关方的实际情况、沟通需求和重要性。

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

范围管理计划。见 5.1.3.1 节。范围管理计划描述如何管理总体工作范围，包括由卖方负责的工作范围。
需求管理计划。见 5.1.3.2 节。需求管理计划描述将如何分析、记录和管理需求。它可能还包括卖方将如何管理按协议规定应该实现的需求。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通管理计划描述买方和卖方之间如何开展沟通。
风险管理计划。见 11.1.3.1 节。风险管理计划是项目管理计划的组成部分，描述如何安排和实施项目风险管理活动。
采购管理计划。见 12.1.3.1 节。采购管理计划包含在实施采购过程中应该开展的活动。
配置管理计划。见 5.6.1.1 节。配置管理计划定义了哪些是配置项，哪些配置项需要正式变更控制，以及针对这些配置项的变更控制过程。它包括卖方开展配置管理的形式和过程，以便与买方采取的方法保持一致。
成本基准。见 7.3.3.1 节。成本基准包括用于开展采购的预算，用于管理采购过程的成本，以及用于管理卖方的成本。

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件包括（但不限于）：

需求管理计划。见 5.1.3.2 节。项目需求可能因卖方的要求而变更。
质量管理计划。见 8.1.3.1 节。卖方可能提出备选质量标准或备选解决方案，从而影响质量管理计划中规定的质量管理方法。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。在选定卖方后，需要更新沟通管理计划，记录卖方的沟通需求和方法。
风险管理计划。见 11.1.3.1 节。每个协议和卖方都会带来独特的风险，从而需要更新风险管理计划。具体的风险应该记录到风险登记册中。
采购管理计划。见 12.1.3.1 节。可能需要基于合同谈判和签署的结果，而更新采购管理计划。
范围基准。见 5.4.3.1 节。在执行采购活动时，需明确考虑范围基准中的项目工作分解结构和可交付成果。本过程可能导致对任何一个或全部可交付成果的变更。
进度基准。见 6.5.3.1 节。如果卖方交付成果方面的变更影响了项目的整体进度绩效，则可能需要更新并审批基准进度计划，以反映当前的期望。
成本基准。见 7.3.3.1 节。在项目交付期间，承包商的材料价格和人力价格可能随外部经济环境而频繁变动。这种变动需要反映到成本基准中。

见 4.2.3.1 节。在首次识别相关方时，项目管理计划并不存在；不过，一旦编制完成，项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通与相关方参与之间存在密切联系。沟通管理计划中的信息是了解项目相关方的主要依据。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。相关方参与计划确定了用于有效引导相关方参与的管理策略和措施。

在项目初始时识别相关方，不会导致项目管理计划更新。但随着项目进展，项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件包括（但不限于）：

需求管理计划。见 5.1.1.2 节。新识别的相关方可能会影响规划、跟踪和报告需求活动的方式。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通管理计划记录相关方的沟通要求和已商定的沟通策略。
风险管理计划。见 11.1.3.1 节。如果相关方的沟通要求和已商定的沟通策略会影响管理项目风险的方法，就应在风险管理计划中加以反映。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。相关方参与计划记录针对已识别相关方的商定的沟通策略。

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划。见 9.1.3.1 节。资源管理计划可能包含关于团队成员及其他相关方的角色和职责的信息。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。用于相关方管理的沟通策略以及用于实施策略的计划，既是项目相关方管理中的各个过程的输入，又会收录来自这些过程的相关信息。
风险管理计划。见 11.1.3.1 节。风险管理计划可能包含风险临界值或风险态度，有助于选择最佳的相关方参与策略组合。

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通管理计划描述与相关方沟通的方法、形式和技术。
风险管理计划。见 11.1.3.1 节。风险管理计划描述了风险类别、风险偏好和报告格式。这些内容都可用于管理相关方参与。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。相关方参与计划为管理相关方期望提供指导和信息。
变更管理计划。见 4.2.3.1 节。变更管理计划描述了提交、评估和执行项目变更的过程。

在开展管理相关方参与过程时，应该根据沟通管理计划，针对每个相关方采取相应的沟通方法。

项目管理团队应该使用反馈机制，来了解相关方对各种项目管理活动和关键决策的反应。反馈的收集方式包括（但不限于）：

正式与非正式对话；
问题识别和讨论；
会议；
进展报告；
调查。

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。需要更新沟通管理计划，以反映新的或已变更的相关方需求。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。需要更新相关方参与计划，以反映为有效引导相关方参与所需的新的或更改的管理策略。

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划。见 9.1.3.1 节。资源管理计划确定了对团队成员的管理方法。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。沟通管理计划描述了适用于项目相关方的沟通计划和策略。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。定义了管理相关方需求和期望的计划。

可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：

问题日志。见 4.3.3.3 节。问题日志记录了所有与项目和相关方有关的已知问题。
经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在项目早期获取的经验教训，可用于项目后期阶段，以提高引导相关方参与的效率和效果。
项目沟通记录。见 10.2.3.1 节。根据沟通管理计划和相关方参与计划而与相关方开展的项目沟通，都已包括在项目沟通记录中。
风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册记录了与相关方参与及互动有关的风险，它们的分类，以及潜在的应对措施。
相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册记录了各种相关方信息，包括（但不限于）：相关方名单、评估结果和分类情况。

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划。见 9.1.3.1 节。可能需要更新团队对引导相关方参与的职责。
沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。可能需要更新项目的沟通策略。
相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。可能需要更新关于项目相关方社区的信息。

可用作本过程输入的项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划；
相关方参与计划。

可在本过程更新的项目管理计划组件包括（但不限于）：

需求管理计划；
沟通管理计划；
风险管理计划；
相关方参与计划。

可用作本过程输入的项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划；
沟通管理计划；
风险管理计划。

可用作本过程输入的项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划；
沟通管理计划；
相关方参与计划。

可在本过程更新的项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划；
相关方参与计划。

可用作本过程输入的项目管理计划组件包括（但不限于）：

范围管理计划；
需求管理计划；
沟通管理计划；
风险管理计划；
采购管理计划；
配置管理计划；
成本基准。

可在本过程更新的项目管理计划组件包括（但不限于）：

需求管理计划；
质量管理计划；
沟通管理计划；
风险管理计划；
采购管理计划；
范围基准；
进度基准；
成本基准。

可用作本过程输入的项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划；
风险管理计划；
相关方参与计划；
变更管理计划。

可在本过程更新的项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划；
相关方参与计划。

监督沟通是确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。本过程的主要作用是，按沟通管理计划和相关方参与计划的要求开展高效的信息传递。本过程需要在整个项目期间开展。图 5-10 描述了本过程的输入和输出。

图 5-10监督沟通：输入和输出

究竟需要哪些项目管理计划组件和项目文件，取决于具体项目的需求。

可用作本过程输入的项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划；
沟通管理计划；
相关方参与计划。

可在本过程更新的项目管理计划组件包括（但不限于）：

沟通管理计划；
相关方参与计划。

可用作本过程输入的项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划；
沟通管理计划；
相关方参与计划。

可在本过程更新的项目管理计划组件包括（但不限于）：

资源管理计划；
沟通管理计划；
相关方参与计划。

10.1.3.1 沟通管理计划