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第二部分 项目管理标准

项目经理通常将项目管理方法论应用于工作。方法论是由专门的从业人员所采用的实践、技术、程序和规则所组成的体系。根据这一定义,本指南本身并不是方法论。

建议在裁剪时参考本指南和《项目管理标准》[1],因为这些标准文件可识别项目管理知识体系中被普遍认可为“良好实践”的那一部分。“良好实践”并不意味着这些知识总是一成不变地应用于所有项目。本指南不讨论具体的方法论。

项目管理方法论可能:

  • 由组织内的专家开发;
  • 从供应商采购而来;
  • 从专业协会获取;
  • 从政府机构获取。

应选择恰当的项目管理过程、输入、工具、技术、输出和生命周期阶段以管理项目。这一选择活动即为针对项目裁剪的项目管理。项目经理与项目团队、发起人或组织管理层合作进行裁剪。在某些情况下,组织可能要求采用特定的项目管理方法论。

由于每个项目都是独特的,所以有必要进行裁剪;并非每个项目都需要《PMBOK® 指南》所确定的每个过程、工具、技术、输入或输出。裁剪应处理关于范围、进度、成本、资源、质量和风险的相互竞争的制约因素。各个制约因素对不同项目的重要性不一样,项目经理应根据项目环境、组织文化、相关方需求和其他变量裁剪管理这些制约因素的方法。

在裁剪项目管理时,项目经理还应考虑运行项目所需的各个治理层级,并考虑组织文化。此外,还需要考虑来自于组织内部还是外部的项目客户也可能会影响项目管理的裁剪决定。

合理的项目管理方法论需要考虑项目的独特性,允许项目经理做出一定程度的裁剪。不过,对某一特定项目而言,方法论中的裁剪法本身可能也需要进行裁剪。

项目管理办公室 (PMO) 是对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、方法论、工具和技术共享的一个组织结构。PMO 的职责范围可大可小,从提供项目管理支持服务,到直接管理一个或多个项目。

PMO 有几种不同类型,它们对项目的控制和影响程度各不相同,例如:

  • 支持型。支持型 PMO 担当顾问的角色,向项目提供模板、最佳实践、培训,以及来自其他项目的信息和经验教训。这种类型的 PMO 其实就是一个项目资源库,对项目的控制程度很低。
  • 控制型。控制型 PMO 不仅给项目提供支持,而且通过各种手段要求项目服从,这种类型的 PMO对项目的控制程度属于中等。服从可能包括:
  • 采用项目管理框架或方法论;
  • 使用特定的模板、格式和工具;
  • 服从治理。
  • 指令型。指令型 PMO 直接管理和控制项目。项目经理由 PMO 指定并向其报告。这种类型的 PMO对项目的控制程度很高。

项目管理办公室可能会承担整个组织范围的职责,在支持战略调整和创造组织价值方面发挥重要的作用。PMO 从组织战略项目中获取数据和信息,进行综合分析,评估如何实现更高级别的战略目标的。PMO 在组织的项目组合、项目集、项目与组织考评体系(如平衡计分卡)之间建立联系。

除了被集中管理以外,PMO 所支持和管理的项目不一定彼此关联。PMO 的具体形式、职能和结构取决于所在组织的需要。

为了保证项目符合组织的业务目标,PMO 可能有权在每个项目的生命周期中充当重要相关方和关键决策者。PMO 可以:

  • 提出建议;
  • 领导知识传递;
  • 终止项目;
  • 根据需要采取其他行动。

PMO 的一个主要职能是通过各种方式向项目经理提供支持,这些方式包括(但不限于):

  • 对 PMO 所辖的全部项目的共享资源进行管理;
  • 识别和制定项目管理方法、最佳实践和标准;
  • 指导、辅导、培训和监督;
  • 通过项目审计,监督对项目管理标准、政策、程序和模板的遵守程度;
  • 制定和管理项目政策、程序、模板和其他共享的文件(组织过程资产);
  • 对跨项目的沟通进行协调。

项目经理应时刻关注行业的最新发展趋势,获得并思考这一信息对当前项目是否有影响或可用。

这些趋势包括(但不限于):

  • 产品和技术开发;
  • 新且正在变化的市场空间;
  • 标准(例如项目管理标准、质量管理标准、信息安全管理标准);
  • 技术支持工具;
  • 影响当前项目的经济力量;
  • 影响项目管理学科的影响力;
  • 过程改进和可持续发展战略。

项目管理学院 (PMI) 志愿者首先尝试编纂《道德、标准和认证特别报告》的项目管理知识体系,该报告于 1983 年出版。此后,其他志愿者对原始文件进行了更新和完善,为这个全球公认的项目管理标准做出贡献,即 PMI 的《项目管理知识体系指南》(《PMBOK® 指南》)。本附录囊括了这些为第六版《PMBOK® 指南》的编纂和出版做出贡献的人员。而志愿者们为第六版《PMBOK® 指南》的面世所做的贡献却难以尽表。

项目管理学院对所有人员的支持满怀感激之情,并衷心感谢他们为项目管理事业所做的贡献。

本附录探讨如何根据具体的项目环境和生命周里,而略有不同地实施《项目管理标准》中所述的项目管理过程组。

《PMBOK® 指南》的1.2.4.1 节指出“项目生命周期需要足够灵活,能够应对项目包含的各种因素”。

随可用信息更加详细和具体而逐渐演进,这正是项目的性质。在高度变化和不确定的环境中,或在相关方的理解与期望差异较大的环境中,这种演进和适应能力就更加重要。