13.4 监督相关方参与
监督相关方参与是监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。本过程的主要作用是，随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与活动的效率和效果。本过程需要在整个项目期间开展。图 13-9 描述本过程的输入、工具与技术和输出。图 13-10 是本过程的数据流向图。
图 13-9监督相关方参与：输入、工具与技术和输出
• Projectcharter图 13-10监督相关方参与：数据流向图
项目相关方管理包括用于开展下列工作的各个过程：识别能够影响项目或会受项目影响的人员、团体或组织，分析相关方对项目的期望和影响，制定合适的管理策略来有效调动相关方参与项目决策和执行。用这些过程分析相关方期望，评估他们对项目或受项目影响的程度，以及制定策略来有效引导相关方支持项目决策、规划和执行。这些过程能够支持项目团队的工作。
项目相关方管理的过程是：
13.1 识别相关方 — 识别相关方是定期识别项目相关方，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。
13.2 规划相关方参与 — 规划相关方参与是根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法的过程。
13.3 管理相关方参与 — 管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作，以满足其需求与期望，处理问题，并促进相关方合理参与的过程。
13.4 监督相关方参与 — 监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。
图 13-1 概括了项目相关方管理的各个过程。虽然在本《PMBOK® 指南》中，各项目相关方管理过
程以界限分明和相互独立的形式出现，但在实践中它们会以本指南无法全面详述的方式相互交叠和相互作用。
图 13-1项目相关方管理概述
项目相关方管理的核心概念每个项目都有相关方，他们会受项目的积极或消极影响，或者能对项目施加积极或消极的影响。
有些相关方影响项目工作或成果的能力有限，而有些相关方可能对项目及其期望成果有重大影响。
关于重大项目灾难的学术研究及分析强调了结构化方法对识别所有相关方、进行相关方优先级排序，以及引导相关方参与的重要性。项目经理和团队正确识别并合理引导所有相关方参与的能力，能决定着项目的成败。为提高成功的可能性，应该在项目章程被批准、项目经理被委任，以及团队开始组建之后，尽早开始识别相关方并引导相关方参与。
相关方满意度应作为项目目标加以识别和管理。有效引导相关方参与的关键是重视与所有相关方保持持续沟通（包括团队成员），以理解他们的需求和期望、处理所发生的问题、管理利益冲突，并促进相关方参与项目决策和活动。
为了实现项目收益，识别相关方和引导相关方参与的过程需要迭代开展。虽然在项目相关方管理中仅对这些过程讨论一次，但是，应该经常开展识别相关方、排列其优先级以及引导其参与等活动。至少要在以下时点开展这些活动：
- 项目进入其生命周期的不同阶段；
- 当前相关方不再与项目工作有关，或者在项目的相关方社区中出现了新的相关方成员；
- 组织内部或更大区域的相关方社区发生重大变化。
项目相关方管理的发展趋势和新兴实践“ 相关方”一词的外延正在扩大，从传统意义上的员工、供应商和股东扩展到涵盖各式群体，包括监管机构、游说团体、环保人士、金融组织、媒体，以及那些自认为是相关方的人员（他们认为自己会受项目工作或成果的影响）。
项目相关方管理的发展趋势和新兴实践包括（但不限于）：
- 识别所有相关方，而非在限定范围内；
- 确保所有团队成员都涉及引导相关方参与的活动；
- 定期审查相关方社区，往往与单个项目风险的审查并行开展；
- 应用“共创”概念，咨询最受项目工作或成果影响的相关方。该概念的重点是，将团队内受影响的相关方视为合作伙伴。
- 关注与相关方有效参与程度有关的正面及负面价值。正面价值是相关方（尤其是强大相关方）对项目的更积极支持所带来的效益；负面价值是因相关方未有效参与而造成的真实成本，包括产品召回、组织信誉损失或项目信誉损失。
裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的，所以项目经理需要裁剪项目相关方管理过程。裁剪时应考虑的因素包括（但不限于）：
- 相关方多样性。现有多少相关方？相关方群体中的文化多样性如何？
- 相关方关系的复杂性。相关方社区内的关系有多复杂？相关方或相关方群体加入的网络越多，与其相关的信息或误传网络就越复杂。
- 沟通技术。有哪些可用的沟通技术？为了实现技术的最大价值，目前采用怎样的支持机制？
在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素高度变化的项目更需要项目相关方的有效互动和参与。为了开展及时且高效的讨论及决策，适应型团队会直接与相关方互动，而不是通过层层的管理级别。客户、用户和开发人员在动态的共创过程中交换信息，通常能实现更高的相关方参与和满意程度。在整个项目期间保持与相关方社区的互动，有利于降低风险、建立信任和尽早做出项目调整，从而节约成本，提高项目成功的可能性。
为加快组织内部和组织之间的信息分享，敏捷型方法提倡高度透明。例如，邀请所有相关方参与项目会议和审查，或将项目工件发布到公共空间，其目的在于让各方之间的不一致和依赖关系，或者与不断变化的项目有关的其他问题，都尽快浮现。
适用于本过程的数据表现技术包括（但不限于）：
- 思维导图。见 5.2.2.3 节。思维导图用于对相关方信息、相互关系以及他们与组织的关系进行可视化整理。
- 相关方参与度评估矩阵。相关方参与度评估矩阵用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较。对相关方参与水平进行分类的方式之一，如图 13-6 所示。相关方参与水平可分为如下：
- 不了解型。不知道项目及其潜在影响。
- 抵制型。知道项目及其潜在影响，但抵制项目工作或成果可能引发的任何变更。此类相关方不会支持项目工作或项目成果。
- 中立型。了解项目，但既不支持，也不反对。
- 支持型。了解项目及其潜在影响，并且会支持项目工作及其成果。
- 领导型。了解项目及其潜在影响，而且积极参与以确保项目取得成功。
在图 13-6 中，C 代表每个相关方的当前参与水平，而 D 是项目团队评估出来的、为确保项目成功所必不可少的参与水平（期望的）。应根据每个相关方的当前与期望参与水平的差距，开展必要的沟通，有效引导相关方参与项目。弥合当前与期望参与水平的差距是监督相关方参与中的一项基本工作。
图 13-6相关方参与度评估矩阵
能够监督相关方参与过程的事业环境因素包括（但不限于）：
- 组织文化、政治氛围，以及治理框架；
- 人事管理政策；
- 相关方风险临界值；
- 已确立的沟通渠道；
- 全球、区域或当地的趋势、实践或习惯；
- 设施和资源的地理分布。
能够影响监督相关方参与过程的组织过程资产包括（但不限于）：
- 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序；
- 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序；
- 组织对沟通的要求；
- 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南；
- 以往项目的历史信息。
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 问题日志。见 4.3.3.3 节。可能需要更新问题日志中与相关方态度有关的信息。
- 经验教训登记册。见 4.3.3.1 节。在质量规划过程中遇到的挑战及其本可采取的规避方法需要更新在经验教训登记册中。调动相关方参与效果好以及效果不佳的方法也要更新在经验教训登记册中。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。可能需要更新风险登记册，以记录相关方风险应对措施。
- 相关方登记册。见 13.1.12-13.1 节。更新相关方登记册，以记录从监督相关方参与中得到的信息。
参考文献[1] Project Management Institute. 2017. The Standard for Project Management. Newtown Square, PA: Author.
[2] Project Management Institute. 2013. The Standard for Portfolio Management – Third Edition. Newtown Square,PA: Author.
[3] Project Management Institute. 2017. The Standard for Program Management – Fourth Edition. NewtownSquare, PA: Author.
[4] Project Management Institute. 2016. The PMI Lexicon of Project Management Terms. Available fromhttp://www.pmi.org/lexiconterms[5] Project Management Institute. Code of Ethics and Professional Conduct. Available fromhttp://www.pmi.org/codeofethics[6] Project Management Institute. 2013. Managing Change in Organizations: A Practice Guide. Newtown Square,PA: Author.
[7] Project Management Institute. 2015. Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide. Newtown Square,PA: Author.
[8] Project Management Institute. 2014. Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide.
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[9] Project Management Institute. 2014. Project Management Institute Excellence in Practice-ResearchCollaboration, PMI-RI Standards Program: Making Sense of PPP Governance, December 19, 2014. NewtownSquare, PA: Author[10] Project Management Institute. 2016. Governance of Portfolios, Programs, and Projects: A Practice Guide.
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[11] Project Management Institute. (2013). PMI’s Pulse of the Profession® In-Depth Report: The CompetitiveAdvantage of Effective Talent Management. Available from http://www.pmi.org[12] Project Management Institute. 2015. White Paper, Complexity Management for Projects, Programmes,and Portfolios: An Engineering Systems Perspective, March 2015. Newtown Square, PA: Author.
[13] Project Management Institute. 2014. Navigating Complexity: A Practice Guide. Newtown Square, PA: Author.
[14] Project Management Institute. 2016. Requirements Management: A Practice Guide. Newtown Square, PA: Author.
[15] Project Management Institute. 2006. Practice Standard for Work Breakdown Structures (WBS). NewtownSquare, PA: Author.
[16] Project Management Institute. 2011. Practice Standard for Scheduling – Second Edition. Newtown Square,PA: Author.
[17] Project Management Institute. 2011. Practice Standard for Earned Value Management – Second Edition[18] International Standards Organization. 2015. ISO 9000:2015 Quality Management Systems—Fundamentalsand Vocabulary. Geneva: Author.
我们对两个知识领域的名称做了变更，以更贴切地反映其中的工作。
- 项目时间管理变更为项目进度管理，以反映该知识领域会确定并管理项目期间的进度计划，而不是对时间进行管理。
- 第六版会同时关注团队资源和物质资源，因此，项目人力资源管理知识领域变更为项目资源管理。
为了反映在实践中项目管理方式的变化，删除了一项过程，新增了三项过程，并移动一项过程到两个知识领域之间。下文会总结这些变更，并在相关知识领域章节加以讨论：
- 管理项目知识（见 4.4 节）—— 新增；
- 估算活动资源（见 6.4 节）—— 移动到项目资源管理；
- 控制资源（见 9.6 节）——新增；
- 实施风险应对（见 11.6 节）——新增；
- 结束采购（见 12.4 节）——删除。
若干过程名称有所变更，以提高各过程间的一致性和清晰性。调查显示，相对于控制，项目经理更倾向于监督、引导和管理，尤其在需要与人员交流互动的过程中；因此，控制沟通、控制风险和控制相关方参与等过程的名称变更为监督沟通、监督风险和监督相关方参与。以下清单对所有过程名称的变更进行了总结：
- 实施质量保证（见 8.2 节）——更改为管理质量；
- 规划人力资源管理（见 9.1 节）——更改为规划资源管理；
- 组建项目团队（见 9.2 节）——更改为获取资源；
- 建设项目团队（见 9.3 节）——更改为建设团队；
- 管理项目团队（见 9.4 节）——更改为管理团队；
- 控制沟通（见 10.3 节）——更改为监督沟通；
- 控制风险（见 11.6 节）——更改为监督风险；
- 规划相关方管理（见 13.2 节）——更改为规划相关方参与；
- 控制相关方参与（见 13.4 节）——更改为监督相关方参与。
为了顺应当前的调查和实践，我们将重心从相关方管理转移到引导相关方参与。由于项目经理很少（若有）有能力控制相关方，因此控制相关方参与重新命名为监督相关方参与。
与从 X1.1 至 X1.11 节所述信息一致的变更也得到采纳。表 X1-8 对第 13 章的过程进行了总结：
表 X1-8 第 13 章变更
