控制资源是确保按计划为项目分配实物资源,以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况,并采取必要纠正措施的过程。本过程的主要作用是,确保所分配的资源适时适地可用于项目,且在不再需要时被释放。本过程需要在整个项目期间开展。图 9-14 描述了本过程的输入和输出。图 9-15是本过程的数据流向图。
• Projectcharter图 9-15控制资源:数据流向图
应在所有项目阶段和整个项目生命周期期间持续开展控制资源过程,且适时、适地和适量地分配和释放资源,使项目能够持续进行。控制资源过程关注实物资源,例如设备、材料、设施和基础设施。管理团队过程关注团队成员。
本节讨论的控制资源技术是项目中最常用的,而在特定项目或应用领域中,还可采用许多其他控制资源技术。
更新资源分配时,需要了解已使用的资源和还需要获取的资源。为此,应审查至今为止的资源使用情况。控制资源过程关注:
项目资源管理包括识别、获取和管理所需资源以成功完成项目的各个过程,这些过程有助于确保项目经理和项目团队在正确的时间和地点使用正确的资源。
项目资源管理过程包括:
9.1 规划资源管理 — 定义如何估算、获取、管理和利用实物以及团队项目资源的过程。
9.2 估算活动资源 — 估算执行项目所需的团队资源,以及材料、设备和用品的类型和数量的过程。
9.3 获取资源 — 获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程。
9.4 建设团队 — 提高工作能力,促进团队成员互动,改善团队整体氛围,以提高项目绩效的过程。
9.5 管理团队 — 跟踪团队成员工作表现,提供反馈,解决问题并管理团队变更,以优化项目绩效的过程。
9.6 控制资源 — 确保按计划为项目分配实物资源,以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况,并采取必要纠正措施的过程。
图 9-1 概括了项目资源管理的各个过程。虽然在本《PMBOK® 指南》中,各项目资源管理过程
以界限分明和相互独立的形式出现,但在实践中它们会以本指南无法全面详述的方式相互交叠和相互作用。
图 9-1项目资源管理概述
团队资源管理相对于实物资源管理,对项目经理提出了不同的技能和能力要求。实物资源包括设备、材料、设施和基础设施,而团队资源或人员指的是人力资源。项目团队成员可能具备不同的技能,可能是全职或兼职的,可能随项目进展而增加或减少。项目资源管理与项目相关方管理之间有重叠的部分(见 13 节),本节(第 9 节)则重点关注组成项目团队的部分相关方。
项目资源管理的核心概念项目团队由承担特定角色和职责的个人组成,他们为实现项目目标而共同努力。项目经理因此应在获取、管理、激励和增强项目团队方面投入适当的努力。尽管项目团队成员被分派了特定的角色和职责,但让他们全员参与项目规划和决策仍是有益的。团队成员参与规划阶段,既可使他们对项目规划工作贡献专业技能,又可以增强他们对项目的责任感。
项目经理既是项目团队的领导者又是项目团队的管理者。除了项目管理活动,例如启动、规划、执行、监控和关闭各个项目阶段,项目经理还负责建设高效的团队。项目经理应留意能够影响团队的不同因素,例如:
作为领导者,项目经理还负责积极培养团队技能和能力,同时提高并保持团队的满意度和积极性,项目经理还应留意并支持职业与道德行为,确保所有团队成员都遵守这些行为。
实物资源管理着眼于以有效和高效的方式,分配和使用成功完成项目所需的实物资源,如材料、设备和用品。为此,组织应当拥有如下数据:(当前和合理的未来的)资源需求、(可以满足这些需求的)资源配置,以及资源供应。不能有效管理和控制资源是项目成功完成的风险来源。例如:
项目资源管理的趋势和新兴实践项目管理风格正在从管理项目的命令和控制结构,转向更加协作和支持性的管理方法,通过将决策权分配给团队成员来提高团队能力。此外,现代的项目资源管理方法致力于寻求优化资源使用。
有关项目资源管理的趋势和新兴实践包括(但不限于):
裁剪考虑因素由于每个项目都是独特的,项目经理需要裁剪项目资源管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
是否存在有特殊需求的团队成员?是否需要为团队提供有关多元化管理的特别培训?
在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素易变性高的项目得益于最大限度地集中和协作的团队结构,例如拥有通才的自组织团队。
协作旨在提高生产率和促进创新的问题解决方式。协作型团队可以促进不同工作活动的加速整合、改善沟通、增加知识分享,以及提供工作分配的灵活性和其他优势。
虽然协作的优势也适用于其他项目环境,协作型团队对于易变性高且快速变化的项目成功而言通常是至关重要的,因为集中分配任务和决策所需的时间更少。
对于易变性高的项目,实物和人力资源规划的可预测性要低得多。在这些环境中,关于快速供应和精益方法的协议,对控制成本和实现进度而言至关重要。
能够影响控制资源过程的组织过程资产包括(但不限于):
见 8.2.2.7 节。问题解决可能会用到一系列工具,有助于项目经理解决控制资源过程中出现的问题。问题可能来自组织内部(组织中另一部门使用的机器或基础设施未及时释放,因存储条件不当造成材料受损等)或来自组织外部(主要供应商破产或恶劣天气使资源受损)。项目经理应采取有条不紊的步骤来解决问题,包括:
见 4.3.3.4 节。如果控制资源过程出现变更请求,或者推荐的纠正措施或预防措施影响了项目管理计划的任何组成部分或项目文件,项目经理应提交变更请求。并通过实施整体变更控制过程(见 4.6节)对变更请求进行审查和处理。
项目质量管理的核心概念包括:
X4.6项目资源管理的核心概念项目资源管理的核心概念包括:
我们对两个知识领域的名称做了变更,以更贴切地反映其中的工作。
为了反映在实践中项目管理方式的变化,删除了一项过程,新增了三项过程,并移动一项过程到两个知识领域之间。下文会总结这些变更,并在相关知识领域章节加以讨论:
若干过程名称有所变更,以提高各过程间的一致性和清晰性。调查显示,相对于控制,项目经理更倾向于监督、引导和管理,尤其在需要与人员交流互动的过程中;因此,控制沟通、控制风险和控制相关方参与等过程的名称变更为监督沟通、监督风险和监督相关方参与。以下清单对所有过程名称的变更进行了总结:
第六版将这一章的范围从之前关注人力资源扩大到涵盖全部资源。为了区分人力资源和其他资源,团队资源这一术语用于指代人力资源,而物质资源则指的是其他资源。我们将估算活动资源过程从项目进度管理转移到此知识领域,并新增了名为“控制资源”的全新过程。建设团队和管理团队中原来的“项目”一词已删除,因为原名称推断项目经理建设和管理的团队只有项目团队。
与从 X1.1 至 X1.11 节所述信息一致的变更也得到采纳。表 X1-4 对第 9 章的过程进行了总结:
表 X1-4 第 9 章变更